Una riunione con i clienti, una giornata di formazione, una colazione di lavoro o una presentazione di prodotto possono avere obiettivi molto diversi, ma hanno tutti qualcosa in comune: ogni dettaglio influenza l’esperienza dei partecipanti. E quando sono previsti cibo o bevande, scegliere correttamente stoviglie e accessori è uno di quegli aspetti che è meglio non lasciare all’ultimo momento.
In un catering aziendale, scegliere delle buone stoviglie per catering è fondamentale: piatti, bicchieri, posate, vassoi, tovaglioli e contenitori non sono semplici accessori. Devono agevolare il servizio, adattarsi al menu, integrarsi nello spazio disponibile e trasmettere un’immagine coerente con quella dell’azienda.
La buona notizia è che non serve complicare troppo le cose. Se sai che tipo di evento stai organizzando e in che modo i partecipanti consumeranno cibi e bevande, sarà molto più semplice capire quali stoviglie servono davvero ed evitare l’acquisto di prodotti poco pratici.
Perché è importante scegliere bene le stoviglie per un catering aziendale?
Gli eventi aziendali hanno spesso ritmi molto diversi rispetto a un pasto tradizionale. I partecipanti possono arrivare e andare via in momenti diversi, conversare in piedi, avere una pausa di soli venti minuti oppure prendere parte a una riunione che è preferibile interrompere il meno possibile.
Le stoviglie devono adattarsi a questo ritmo.
Per esempio, un piatto grande e pesante può essere perfetto durante un pranzo seduti a tavola, ma risultare scomodo durante un cocktail di networking. Allo stesso modo, una tazza elegante può essere adatta a una riunione dirigenziale, mentre un bicchiere con coperchio può risultare molto più pratico durante una colazione in una giornata di formazione.
Una scelta corretta aiuta a:
- velocizzare l’allestimento e il riordino;
- permettere ai partecipanti di mangiare e bere comodamente;
- ridurre versamenti e piccoli incidenti;
- presentare meglio gli alimenti;
- mantenere un’estetica coerente con l’evento;
- ottimizzare quantità e budget;
- evitare l’uso di materiale non necessario.
L’obiettivo, quindi, non dovrebbe essere utilizzare più stoviglie possibile, ma avere esattamente gli elementi necessari per ogni tipo di servizio.
Prima di scegliere: analizza il tipo di evento
Per organizzare bene un catering aziendale, è importante definire prima le esigenze dell’evento e solo dopo scegliere le stoviglie.
Prima di riempire il carrello con piatti, bicchieri e posate, vale la pena rispondere a cinque domande.
Quante persone parteciperanno?
Il numero degli invitati determina le quantità necessarie, ma può anche modificare il modo in cui viene organizzato il servizio.
Una riunione per dieci persone permette di preparare un tavolo con ogni posto perfettamente organizzato. Per un evento con cento partecipanti, invece, può essere molto più efficiente predisporre diverse zone self-service.
È inoltre consigliabile prevedere un piccolo margine rispetto al numero di partecipanti atteso, così da coprire eventuali presenze dell’ultimo minuto, pezzi caduti o consumi superiori alle previsioni.
I partecipanti saranno seduti o in piedi?
Questa domanda condiziona gran parte della scelta delle stoviglie.
Per mangiare in piedi funzionano meglio piatti piccoli, contenitori facili da tenere in mano, bicchieri pratici e preparazioni che richiedono poche posate.
Se ogni partecipante dispone invece di un posto a tavola, è possibile utilizzare piatti più grandi e organizzare un servizio più completo.
Quali cibi e bevande verranno serviti?
Il menu dovrebbe sempre essere scelto prima delle stoviglie.
Un prodotto da forno, una vellutata, un’insalata, un piatto con salsa o un antipasto caldo non richiedono lo stesso tipo di contenitore. È inoltre importante controllare le caratteristiche specifiche di ogni prodotto quando è necessaria una particolare resistenza ai grassi, ai liquidi o a determinate temperature.
Inoltre, qualsiasi materiale destinato a entrare in contatto con gli alimenti deve rispettare la normativa applicabile ai materiali a contatto con gli alimenti. Per questo è sempre opportuno verificare le condizioni d’uso indicate per ogni prodotto.
Lo stesso vale per le bevande: caffè, acqua, bibite, vino o cocktail richiedono formati e tipologie differenti.
Quanto durerà il servizio?
Durante un coffee break di quindici minuti, la velocità è generalmente la priorità.
In una giornata di formazione di otto ore, invece, possono esserci più momenti di consumo: colazione, bevande durante la mattinata, pranzo e un’altra pausa nel pomeriggio.
In questo caso conviene calcolare il fabbisogno di stoviglie per ogni fase della giornata, così da evitare sia carenze sia acquisti eccessivi.
Quale immagine vuoi trasmettere?
Anche il catering aziendale fa parte della presentazione complessiva di un evento.
Una presentazione di prodotto, una riunione interna e un ricevimento per clienti importanti possono richiedere livelli di formalità molto diversi.
Colori, materiali, finiture e design permettono di adattare facilmente la tavola al contesto, senza la necessità di creare un allestimento particolarmente complesso.
Quali stoviglie scegliere in base al tipo di catering aziendale?
Non esiste una tipologia di stoviglie perfetta per tutti gli eventi. La scelta giusta dipende soprattutto dal modo in cui i partecipanti consumeranno il cibo.
Riunioni e colazioni di lavoro
Durante una riunione il servizio dovrebbe rimanere in secondo piano e non interrompere la conversazione.
Per caffè, prodotti da forno, frutta o piccoli assaggi puoi prevedere:
- bicchieri o tazze per bevande calde;
- bicchieri per acqua e bevande fredde;
- piatti piccoli;
- tovaglioli di formato ridotto;
- vassoi per presentare gli alimenti;
- cucchiaini o palette quando necessari.
Un consiglio utile è evitare elementi troppo ingombranti. Più compatto rimane il tavolo, maggiore sarà lo spazio disponibile per computer portatili, documenti e altro materiale di lavoro.
Coffee break e giornate di formazione
In un catering aziendale organizzato sotto forma di coffee break, velocità e fluidità del servizio sono fondamentali.
I partecipanti hanno generalmente poco tempo, quindi conviene creare un percorso semplice: bevanda, cibo, tovagliolo e uscita dalla zona di servizio.
Piatti piccoli, bicchieri facili da trasportare e preparazioni finger food aiutano a ridurre le code. In caso di un numero elevato di partecipanti, può essere utile predisporre più punti di servizio.
Se il programma continua dopo la pausa, presta particolare attenzione anche ai rifiuti e alle zone di raccolta. Uno spazio ben organizzato evita che bicchieri e tovaglioli usati rimangano sparsi nella sala.
Pranzi aziendali e riunioni di lunga durata
Quando il servizio sostituisce un pasto completo, le stoviglie devono offrire maggiore comodità.
Potresti aver bisogno di:
- piatti per le portate principali;
- piatti piccoli o contenitori per antipasti;
- posate;
- bicchieri;
- tovaglioli di formato più grande;
- vassoi e piatti da portata da condividere;
- piccoli contenitori per salse o contorni.
Nel caso di un buffet, scegli piatti resistenti ma allo stesso tempo facili da trasportare con una sola mano.
È inoltre preferibile evitare di riempire il piatto con troppi piccoli elementi che costringano gli ospiti a fare diversi viaggi tra il buffet e il proprio posto.
Cocktail, presentazioni ed eventi di networking
Probabilmente è il tipo di evento in cui le stoviglie hanno il ruolo più visibile.
Le miniature per catering, bicchierini, piccoli piatti, cucchiai da degustazione, coni e contenitori individuali permettono di presentare diverse preparazioni senza dover apparecchiare una tavola tradizionale.
In questo tipo di catering aziendale vale una regola particolarmente utile: l’ospite dovrebbe poter mangiare comodamente continuando a conversare.
Se per assaggiare un singolo aperitivo ha bisogno di un piatto, un coltello, una forchetta e anche di un tavolo su cui appoggiarsi, probabilmente il formato scelto non è il più adatto a un evento in cui le persone si muovono liberamente.
Quale materiale scegliere per le stoviglie?
Una volta definito il formato, arriva un’altra decisione importante: il materiale.
Non esiste un materiale universalmente migliore degli altri. È necessario valutare estetica, resistenza, tipo di alimento, eventuale necessità di riutilizzo e condizioni del servizio.
La scelta del materiale per un catering aziendale dipende quindi tanto dal menu quanto dal tipo di servizio e dall’immagine che si desidera trasmettere.
Cartone e kraft
Le soluzioni in cartone vengono utilizzate spesso per colazioni, coffee break, degustazioni e servizi più informali.
La loro estetica semplice si adatta particolarmente bene agli eventi che cercano una presentazione moderna e funzionale. Piatti, bicchieri, vaschette, vassoi e altri contenitori sono disponibili in numerosi formati e design.
È però importante controllare sempre le specifiche del singolo prodotto, soprattutto quando si devono servire liquidi, alimenti grassi o preparazioni calde.
Stoviglie riutilizzabili
Se desideri una presentazione più curata senza necessariamente ricorrere alle stoviglie tradizionali, piatti, bicchieri e calici riutilizzabili possono rappresentare una soluzione interessante.
Sono adatti soprattutto a eventi ricorrenti, feste aziendali, ricevimenti e servizi in cui l’estetica ha un peso importante.
Prima di sceglierli, però, occorre considerare anche la raccolta, lo stoccaggio e il lavaggio.
Polpa e fibre vegetali
I contenitori realizzati in fibre vegetali hanno spesso un aspetto naturale e sono disponibili sotto forma di piatti, bowl, vassoi e numerosi altri formati.
Possono essere particolarmente interessanti quando si vuole combinare una presentazione semplice con prodotti rigidi e funzionali.
Come per qualsiasi altro materiale, l’idoneità alle alte temperature, al microonde, ai liquidi o agli alimenti grassi dipende dal prodotto specifico e deve essere verificata prima dell’utilizzo.
Legno e bambù
Spiedini, stecchini, posate e piccoli accessori da presentazione in legno o bambù possono aggiungere un tocco naturale all’allestimento.
Sono particolarmente indicati per degustazioni, aperitivi e porzioni di piccole dimensioni.
Anche la presentazione comunica
Immagina due aziende che servono esattamente lo stesso menu.
La prima utilizza piatti, bicchieri e tovaglioli scelti senza un criterio visivo comune. La seconda mantiene gli stessi toni, utilizza contenitori proporzionati alle diverse preparazioni e organizza il tavolo in modo ordinato.
Il cibo può essere identico, ma la percezione dell’evento cambia completamente.
Non è necessario personalizzare ogni elemento con un logo per ottenere una presentazione coerente. A volte basta lavorare con una palette cromatica definita, mantenere uno stile uniforme nelle stoviglie e limitare il numero di materiali differenti.
Durante incontri commerciali o presentazioni di prodotto, questa coerenza diventa ancora più importante, perché il catering aziendale si trasforma in un’estensione dell’immagine che l’azienda desidera trasmettere.
Come calcolare la quantità di stoviglie necessaria?
Ordinare troppo significa sostenere una spesa inutile. Ordinare troppo poco può diventare un problema nel pieno dell’evento.
In un catering aziendale, pianificare in anticipo le quantità aiuta a evitare sia le carenze durante il servizio sia gli acquisti non necessari.
Una semplice formula da cui partire è:
Numero di partecipanti × consumo previsto per persona + margine di sicurezza.
Il consumo previsto dipende dal tipo di evento.
Durante un coffee break può essere sufficiente un piccolo piatto per ogni partecipante, mentre potrebbero essere necessari più bicchieri se nel corso della giornata vengono servite diverse bevande.
Anche i tovaglioli tendono generalmente a essere utilizzati in quantità maggiori rispetto ai piatti.
Prima di effettuare l’ordine, prepara quindi una semplice tabella con:
- numero di partecipanti;
- diversi momenti di consumo;
- quantità di piatti necessari per ogni servizio;
- bicchieri in base alle bevande;
- posate in base al menu;
- tovaglioli;
- contenitori e accessori aggiuntivi;
- margine di sicurezza.
Questa breve pianificazione può evitare molti acquisti dell’ultimo minuto.
Un esempio semplice
Immaginiamo una riunione per 50 persone durante la quale verranno serviti caffè, acqua, succhi, prodotti da forno e frutta.
Invece di ordinare automaticamente cinquanta pezzi di ogni prodotto, è meglio ragionare sul loro effettivo utilizzo.
Ogni ospite avrà probabilmente bisogno di un piatto, ma potrebbe consumare più di una bevanda. Anche i tovaglioli saranno probabilmente utilizzati più frequentemente rispetto ai piatti.
Il calcolo dovrebbe quindi tenere conto di queste abitudini di consumo e solo successivamente aggiungere un margine ragionevole per eventuali imprevisti.
Errori comuni nella scelta delle stoviglie per un evento aziendale
Alcuni errori sono molto semplici da evitare.
Scegliere l’estetica prima della funzionalità
Un contenitore può essere molto bello da vedere e allo stesso tempo poco pratico per il piatto che si desidera servire.
Prima vengono il menu e la modalità di consumo. Il design viene dopo.
Utilizzare piatti troppo grandi
È un errore particolarmente frequente durante cocktail ed eventi in cui gli ospiti mangiano in piedi.
Un contenitore proporzionato alla quantità servita è generalmente più comodo e migliora anche la presentazione del cibo.
Dimenticare i piccoli accessori
Cucchiaini, palette, coperchi, tovaglioli, stecchini o contenitori per salse possono sembrare elementi secondari finché non ci si accorge che mancano.
Inseriscili nella pianificazione fin dall’inizio.
Mescolare troppi stili
Un po’ di varietà può rendere la presentazione più interessante. Troppi elementi diversi, invece, possono far sembrare il tavolo poco organizzato.
Cerca di mantenere un filo conduttore tra materiali, colori e forme.
Non pensare al riordino
L’evento non termina quando viene servito l’ultimo piatto.
Stabilisci in anticipo dove verranno depositate le stoviglie utilizzate, come saranno separati i diversi rifiuti e chi si occuperà di riordinare le varie zone.
Checklist per preparare le stoviglie del tuo prossimo catering aziendale
Prima di effettuare l’ordine, verifica che il tuo catering aziendale sia ben organizzato controllando questi punti:
- Quanti partecipanti sono previsti?
- Gli ospiti saranno seduti o in piedi?
- Quale sarà il menu?
- Quali bevande verranno servite?
- Ci sarà uno o più momenti di servizio durante la giornata?
- Servono contenitori per alimenti caldi, freddi, liquidi o grassi?
- I partecipanti avranno un tavolo su cui appoggiare il piatto?
- Servono coperchi o soluzioni per il trasporto degli alimenti?
- Quale livello di formalità richiede l’evento?
- Vuoi mantenere uno stile o una palette di colori specifica?
- Hai previsto tovaglioli, posate e piccoli accessori?
- Hai calcolato un margine di sicurezza?
- Come verranno raccolti i materiali utilizzati alla fine dell’evento?
Se riesci a rispondere a tutte queste domande, probabilmente hai già un’idea abbastanza chiara di ciò che ti serve.
Le migliori stoviglie sono quelle che semplificano l’evento
Un buon catering aziendale non significa riempire il tavolo con il maggior numero possibile di prodotti. L’obiettivo è fare in modo che tutto funzioni in modo naturale, pratico ed efficiente.
Il piatto deve adattarsi al cibo. Il bicchiere alla bevanda. La dimensione di ogni elemento al modo in cui i partecipanti si muoveranno durante l’evento. E l’insieme deve riflettere l’immagine e il livello di formalità che l’azienda desidera trasmettere.
Quando le stoviglie sono scelte correttamente, raramente attirano l’attenzione come elemento a sé. Semplicemente permettono alle persone di mangiare, bere, conversare e continuare con il programma senza difficoltà.
Ed è proprio quella sensazione che tutto funzioni come dovrebbe a rappresentare uno dei segnali migliori di un evento aziendale ben organizzato.